Guide d'utilisation
Renseigner les informations de son profil surNomadlinks
Vous venez d’adopter Nomadlinks pour piloter votre activité : félicitation ! A vous la gestion simplifiée et le gain de temps au quotidien.
Pour commercer, il s’agit de paramétrer votre compte, en complétant votre profil et en saisissant les informations de votre organisation.
Pour vous connecter à votre espace client, rendez-vous sur https://extranet.nomadlinks.com
Renseignez votre adresse e-mail et laissez-vous guider pour accéder à votre espace client Nomadlinks ! Un code d’authentification vous sera transmis par e-mail pour votre première connexion. Vous pourrez ensuite créer votre mot de passe personnel pour vous connecter encore plus rapidement.
01.
Vue d'ensemble de l'Extranet
Cliquez sur vos noms et prénoms dans la barre de navigation pour accéder à votre profil.
La pageMon profilvous permet de personnaliser vos informations et de gérer vos préférences de connexion et de notifications.
Informations personnelles
Renseignez ou mettez à jour les champs suivants :
• Prénom et Nom : vos informations d'identité
• E-mail : l'adresse associée à votre compte (non modifiable)
• Téléphone : sélectionnez votre indicatif pays, puis renseignez votre numéro
Une fois les modifications effectuées, cliquez sur "Enregistrer" pour sauvegarder votre saisie.
Notifications
Dans le panneau Notifications, vous pouvez choisir comment recevoir vos notifications :
• Notifications par e-mail : activez ou désactivez les alertes e-mail
• Notifications par SMS : activez ou désactivez les alertes SMS
Cliquez sur le bouton correspondant pour basculer entre actif et inactif.
Mot de passe
Lors de votre première connexion, un code d’authentification vous est transmis par e-mail, et vous permet d’accéder à votre espace client Nomadlinks.
Vous pouvez ici créer ou de modifier votre mot de passe pour vous connecter plus simplement à l’avenir :
1. Saisissez votre nouveau mot de passe dans le champ "Mot de passe"
2. Confirmez-le dans le champ "Confirmation du mot de passe"
3. Cliquez sur "Valider"pour enregistrer, ou "Annuler" pour abandonner la modification.
09.
Bonne pratique
Soyez précis dans vos titres
Pour un accès plus rapide à votre compte, pensez à créer votre mot de passe personnel. Cela vous évitera de devoir demander un code de connexion unique à chaque connexion.
02.
Lorem Ipsum
Une fois votre profil personnel complété, il s'agit de renseigner les informations de votre organisation. Ces données apparaîtront sur vos documents commerciaux générés grâce à Nomadlinks.
Cliquez sur vos noms et prénoms dans la barre de navigation, puis cliquez sur Paramètres dans le menu déroulant. Vous y trouverez quatre onglets : Informations générales, Informations légales, Informations financières et Communication.
Informations générales
Cet onglet regroupe les coordonnées principales de votre structure. Renseignez les champs suivants :
• Raison sociale: le nom officiel de votre entreprise ou de votre association
• SIRET: votre numéro d'identification à 14 chiffres
• Année de création:
• Adresse: saisissez l'adresse de votre siège social, puis complétez la ville, le code postal et le pays. Vous pouvez également cliquer sur Localisez-moi pour remplir automatiquement ces champs si vous êtes dans vos locaux au moment de la saisie
• Téléphone: sélectionnez votre indicatif pays, puis renseignez votre numéro
• E-mail: l'adresse de contact principale de votre entreprise
• Site web: l'URL de votre site internet si vous en possédez un
Un résumé de vos informations s'affiche en temps réel dans le panneau Résumé à droite de l'écran. Une fois les champs complétés, cliquez sur"Enregistrer"pour sauvegarder vos modifications
Informations légales
Cet onglet regroupe les données juridiques et administratives de votre entreprise, issues de votre inscription initiale. Vérifiez et mettez à jour si nécessaire les champs suivants :
• Activité: la description de l'activité principale de votre société
• Forme juridique: le statut juridique de votre entreprise (ex. : Société par actions simplifiée)
• Code NAF/APE: le code identifiant votre secteur d'activité
• Date d'immatriculation: la date d'enregistrement officiel de votre société
• Greffe: le tribunal de commerce auprès duquel votre entreprise est immatriculée
Cliquez sur"Enregistrer"pour valider vos modifications.
Bon à savoir
Certaines informations sont déjà pré-remplies et proviennent de votre inscription initiale. Pensez à les maintenir à jour en cas de modification de votre situation juridique.
Informations financières
Cet onglet vous permet de renseigner vos coordonnées bancaires ainsi que vos paramètres fiscaux et comptables. Ces informations apparaîtront directement sur vos factures et devis.
• Coordonnées bancaires
Renseignez les champs suivants :
- IBAN: votre numéro de compte bancaire international
- Code BIC/SWIFT: le code d'identification de votre banque, nécessaire pour les virements
Ces coordonnées bancaires seront affichées en tant que coordonnées bancaires principales sur vos factures et devis.
Cliquez sur"Enregistrer"pour sauvegarder vos coordonnées bancaires.
• Informations fiscales
Complétez ensuite les paramètres liés à votre fiscalité :
- Numéro de TVA intracommunautaire: votre identifiant fiscal européen
- Exercice fiscal: définissez le mois et le jour de début de votre exercice comptable
- Durée: sélectionnez la durée de votre exercice (généralement 12 mois). La période correspondante s'affiche automatiquement en dessous.
Cliquez sur"Enregistrer"pour valider vos informations fiscales.
Communication
Cet onglet vous permet de personnaliser l'identité visuelle de votre espace Nomadlinks et de renseigner vos présences en ligne.
• Logo principal: cliquez sur
Changerpour télécharger le logo de votre entreprise. Il apparaîtra dans votre interface et sur vos documents.• Nom de l'application: saisissez le nom qui s'affichera dans la barre de navigation (par exemple, le nom court de votre entreprise)
• Réseaux sociaux: dans le panneau à droite, renseignez les liens vers vos profils Facebook, Instagram, X (Twitter), LinkedIn et YouTube. Ces liens apparaîtront sur vos documents et votre site.
Une fois vos informations complétées, cliquez sur"Enregistrer".
09.
Bonne pratique
Soyez précis dans vos titres
Soignez l'identité visuelle de votre espace en téléchargeant un logo de bonne qualité et en renseignant vos réseaux sociaux actifs. Ces éléments renforceront le professionnalisme de vos documents commerciaux auprès de vos clients.
Si vous développez votre site Internet avec Nomadlinks, c’est également ici que seront sourcées les liens de vos réseaux sociaux et votre identité visuelle.
03.
Lorem Ipsum
Cliquez sur vos noms et prénoms dans la barre de navigation, puis cliquez surParamètresdans le menu déroulant.
Pour accéder à la gestion de votre abonnement, cliquez sur vos noms et prénoms dans la barre de navigation, puis cliquez surAbonnementdans le menu déroulant.
Abonnements
Cet onglet vous offre une vue d'ensemble de votre abonnement en cours et de vos informations de paiement.
• Mes abonnements et services
Vous retrouvez ici le détail de votre abonnement actif :
- Nom et description: le type d'abonnement souscrit (ex. : Standard annuel)
- Dernier prélèvement: la date de débit, le montant, la période couverte et le moyen de paiement utilisé. Vous pouvez télécharger la facture correspondante en cliquant sur Télécharger la facture.
- Historique des paiements: cliquez sur
Voir l'historique des paiementspour consulter l'ensemble de vos transactions passées.• Mode de paiement
Le panneau à droite affiche la carte bancaire associée à votre abonnement, avec le réseau, les derniers chiffres et la date d'expiration. Cliquez sur l'icône ✏️ pour modifier votre moyen de paiement.
Bon à savoir
Si vous souhaitez résilier votre abonnement, cliquez sur le lien Résilieraffiché en rouge. Cette action est irréversible, réfléchissez bien avant de confirmer.
Services
Cet onglet liste les services complémentaires auxquels vous avez souscrit. Si aucun service n'est encore activé, le message "Vous n'avez pas encore souscrit à un service" s'affiche.
Options
Cet onglet liste les options supplémentaires associées à votre compte. Si aucune option n'est encore active, le message"Vous n'avez pas encore souscrit à une option" s'affiche.
09.
Bonne pratique
Soyez précis dans vos titres
Consultez régulièrement cet espace pour vérifier la validité de votre moyen de paiement et anticiper le renouvellement de votre abonnement. Un paiement échoué pourrait interrompre l'accès à votre espace Nomadlinks.
04.
Créer une nouvelle demande
La page Demandesvous permet de solliciter votre prestataire pour des questions d’ordre général : poser des questions à l’équipe, demander un rendez-vous ou toute question d'usage non liée à un dysfonctionnement ou un besoin de dépannage. Les signalements d’anomalies seront traités, eux, dans l’onglet SAV, détaillé plus bas.
Toutes vos demandes créées apparaissent ici sous forme de liste, avec pour chacune d’entre elle : le sujet et la date de dernière activité. Pour rouvrir une demande existante et consulter son contenu ou y apporter une réponse,cliquez dessus à droite de la ligne.
Cliquez sur le bouton "Nouvelle demande" en haut de la page pour ouvrir le formulaire de création. Renseignez les informations suivantes :
• Canal d'origine: indiquez comment la demande a été reçue : Téléphone, Email, RDV/Visio ou Interne
• Sujet: donnez un titre clair et concis à votre demande
• Description: détaillez votre question ou votre besoin
• Pièces jointes: ajoutez si besoin des fichiers en les glissant-déposant dans la zone prévue, ou en cliquant sur "parcourir"
Une fois le formulaire complété, cliquez sur"Créer la demande"pour l'envoyer à notre équipe, ou sur "Annuler" pour abandonner.
Une fois la demande créée, vous accédez à sa page de détail. Vous y retrouvez la description initiale ainsi que l'historique de la conversation. La zone de messagerie à droite vous permet d'envoyer des messages complémentaires ou de joindre des fichiers directement dans le fil de la demande.
Depuis le détail d'une demande, il est possible de partager celle-ci avec d'autres membres de votre organisation. La section "Partager cette demande"vous permet d'associer un ou plusieurs membres de votre équipe, qui auront alors accès à la demande et à l'historique complet de la conversation.
Cette fonction est particulièrement utile pour tenir vos collaborateurs informés ou traiter une demande à plusieurs.
05.
Suivre le statut de vos demandes
La page SAVvous permet de créer et suivre toutes vos demandes d'assistance technique auprès de notre équipe.
Suivi des tickets : tableau kanban
Une fois vos tickets créés, ils apparaissent dans un tableau organisé en colonnes selon leur état d'avancement. Les différentes colonnes ont été créées par votre prestataire et définissent l’étape de prise en charge de votre ticket, par exemple : En attente de prise en charge, Traitement en cours, Contrôle, Terminé, Blocage, etc.
Créer un nouveau ticket SAV
Cliquez sur "Nouveau ticket SAV". Une fenêtre s’ouvre. Renseignez les champs suivants :
• Sujet: décrivez brièvement votre demande
• Description: décrivez votre demande de la manière la plus précise possible. Pour un bug, pensez à inclure :
- Les étapes pour reproduire le problème (ex. : "Je clique sur X, puis Y…")
- Le résultat obtenu en suivant ces étapes
- Le résultat attendu
- L'URL de la page concernée
- Des captures d'écran ou pièces jointes si nécessaire
Plus votre description est détaillée, plus l’équipe de votre prestataire pourra traiter votre demande rapidement et sans aller-retour. La mise en forme est disponible : gras, italique, souligné, barré.
Plus votre description est détaillée, plus l’équipe de votre prestataire pourra traiter votre demande rapidement et sans aller-retour. La mise en forme est disponible : gras, italique, souligné, barré.
• Type: Choisissez la catégorie qui correspond le mieux à votre demande :
- Bug / Incident : un dysfonctionnement ou comportement inattendu de la solution, prestation
- Amélioration : une suggestion ou demande de nouvelle fonctionnalité
- Question d'usage : une interrogation sur l'utilisation de la plateforme
- Admin / Commercial : une demande liée à votre contrat, facturation ou organisation
- Autre : tout ce qui ne rentre pas dans les catégories précédentes
• Priorité: Indiquez le niveau d'urgence de votre demande :
Critique: votre site Internet est hors service
Haute: un élément bloquant est constaté, mais le service continu de fonctionner
Moyenne: une anomalie est relevée, mais des contournements sont possibles
Basse: il s'agit plutôt d'un élément de confort ou d'une amélioration mineure
• Fichiers joints: glissez-déposez vos fichiers ou cliquez sur "parcourir" pour en ajouter
Cliquez sur "Créer le ticket" pour soumettre votre demande, ou "Annuler" pour abandonner.
Consulter et suivre un ticket
En cliquant sur un ticket, vous accédez à sa page de détail où vous pouvez :
• Échanger avec notre équipe: rédigez un message dans la zone de conversation et cliquez sur "Envoyer", ou glissez-déposez directement des fichiers dans la zone de message
• Consulter la description et les fichiers jointsassociés au ticket
• Partager le ticket avec votre équipe: la section "Partager ce ticket" permet de donner accès à la demande et à l'historique de la conversation aux membres de votre organisation
• Suivre l'avancement: le type et la priorité du ticket sont visibles, et sa progression se reflète en temps réel dans le tableau kanban
IMPORTANT: pour qu’un ticket soit visible par d’autres membres que celui qui le créé il faut le partager aux membres de l’équipe grâce à la fonction de partage.
06.
Le cycle de vie d'une demande
La page Fichiers vous permet de partager des documents directement avec l’équipe de votre prestataire.
Télécharger des fichiers
Pour envoyer un fichier, glissez-déposez-le dans la zone prévue à cet effet, ou cliquez sur "Sélectionner des fichiers" pour parcourir vos dossiers.
Les formats acceptés sont : PDF, DOC, XLS, JPG, PNG, dans la limite de 10 Mo par fichier.
Mes fichiers
Une fois envoyés, vos fichiers apparaissent dans le bloc "Mes fichiers" à droite, qui liste l'ensemble des documents que vous avez partagés avec votre organisation.
07.
Filtres et recherche avancée
La page Documents centralise l'ensemble de vos documents commerciaux et contractuels, organisés en plusieurs onglets. Cette page n’est visible que par le contact principal de l’organisation.
Suivez l'état de vos commandes avec pour chacune : l'origine, le statut, le numéro de commande, le montant, le nombre d'articles et la date
Pour chaque onglet, vous pouvez rechercher un document par numéro ou mot-clé grâce à la barre de recherche, et filtrer par date à l'aide du sélecteur de date pour affiner l'affichage.
02.
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